3 étapes pour optimiser la gestion des données sociales grâce à l'analyse des données
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Les cabinets d’experts-comptables jouent un rôle crucial en fournissant des services essentiels de conseil et de gestion à une grande variété de clients, des PME aux grandes entreprises, sur tous les secteurs. Au cœur de cette activité se trouve le suivi de l’avancement des dossiers clients. Ce processus vise à assurer la qualité des services fournis et la satisfaction des clients.
Cependant, ce suivi n’est pas sans défis, tant interne (disponibilité des compétences, quête de rentabilité) qu’externe (gestion simultanée de multiples clients, la coordination des tâches complexes, respect des délais stricts). Dans ce contexte, l’adoption d’une vision consolidée de l’avancement des dossiers clients devient essentielle pour garantir une gestion efficace et proactive de l’ensemble des activités.
Dans cet article, nous explorerons l’importance d’une vision consolidée dans la gestion des dossiers clients pour les cabinets d’experts-comptables. Nous examinerons les défis auxquels sont confrontés ces cabinets, les éléments clés d’une vision consolidée, les avantages pour le cabinet et pour les clients, ainsi que les outils disponibles pour mettre en œuvre une telle approche. Enfin, nous fournirons des recommandations pratiques pour les cabinets souhaitant améliorer leur suivi de l’avancement des dossiers clients et offrir un service de qualité supérieure à leur clientèle.
Quelles sont les défis auxquels font face les experts comptables dans le suivi des dossiers clients ?
La gestion des dossiers clients fait face à plusieurs difficultés, tant interne qu’externe. D’un point de vue interne, la disponibilité des compétences et la quête de rentabilité sont deux problématiques majeures. La disponibilité de compétences qualifiées est essentielle pour répondre aux exigences technologiques et réglementaires croissantes. Cependant, le recrutement et la rétention de talents peuvent être difficiles, ce qui accentue le besoin de solutions innovantes. Parallèlement, les cabinets doivent constamment rechercher des moyens d’améliorer leur rentabilité pour maintenir leur compétitivité. La mise en valeur des tâches à automatiser et autres gisements de valeurs émerge comme une réponse efficace à ces défis. Outre les défis internes, les cabinets d’experts-comptables sont confrontés à des défis externes majeurs, notamment la gestion simultanée de multiples clients, la coordination des tâches complexes et le respect des délais stricts. Avec une clientèle diversifiée et des demandes variées, il est essentiel pour les cabinets de gérer efficacement les flux de travail et de maintenir des niveaux élevés de service. La coordination des tâches entre différents collaborateurs et la surveillance des échéances deviennent rapidement complexes à mesure que le nombre de clients augmente. De plus, le respect des délais stricts est crucial pour garantir la satisfaction des clients et maintenir une réputation positive. Face à ces défis externes, les cabinets ont besoin de solutions qui leur permettent de piloter efficacement leur charge de travail pour répondre aux attentes de leurs clients de manière opportune et professionnelle.
Pourquoi disposer d’une vision consolidée des dossiers ?
Piloter son activité pour contenir les risques et fournir une qualité de service
Une vision consolidée de l’avancement des dossiers d’un cabinet d’experts-comptables est cruciale pour piloter efficacement son activité et anticiper les risques potentiels et les retards. En suivant de près l’avancement des écritures, la déclaration de TVA, les comptes bancaires des clients et leur chiffre d’affaires, le cabinet peut rapidement identifier les clients susceptibles d’avoir besoin d’une assistance particulière.
En outre, disposer d’une vue d’ensemble de l’état d’avancement des dossiers par rapport aux obligations légales permet de s’assurer que toutes les échéances sont respectées et que les clients sont en conformité avec la réglementation en vigueur.
En plus de leur utilité opérationnelle, ces tableaux de suivi représentent un outil de management précieux. Ils permettent de disposer d’outils objectifs de communication pour sensibiliser les équipes à une gestion rigoureuse des dossiers en mettant en lumière les indicateurs clés.
Automatiser / rentabilité
En suivant de près les indicateurs tels que le nombre d’écritures saisies par rapport à celles importées, le cabinet peut identifier des gisements de valeurs en termes d’automatisation. En réduisant les saisies manuelles, le cabinet peut gagner un temps précieux et allouer ses ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela permettra :
- D’augmenter la productivité, mais également d’améliorer la qualité du service client en réduisant les erreurs et en fournissant des informations plus précises et opportunes.
- De libérer les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages, ce qui peut augmenter leur satisfaction au travail et réduire le risque d’erreurs humaines.
Proposer de nouvelles offres de services
La disponibilité de données consolidées offre aux cabinets la possibilité de créer de nouvelles offres de services à forte valeur ajoutée. En analysant les données des clients et en les comparant à des références externes ou internes, telles que les taux d’emprunt moyens dans une banque, les experts comptables peuvent identifier des opportunités d’optimisation financière pour leurs clients. Par exemple, en repérant les clients qui paient des taux d’intérêt trop élevés, le cabinet peut proposer une mission d’accompagnement pour renégocier leurs prêts et ainsi réaliser des économies significatives.
Anticiper
La capacité à identifier et à mettre en valeur les dossiers en état d’attention sur la base de certains indicateurs clés de performance (KPI) permettra aux experts d’être proactifs dans leur approche. En surveillant de près les indicateurs tels que les retards de paiement, les variations significatives de trésorerie ou les écarts par rapport aux prévisions budgétaires, les cabinets peuvent rapidement repérer les clients qui pourraient rencontrer des difficultés financières ou opérationnelles. En proposant des solutions et des conseils adaptés, les experts-comptables peuvent jouer un rôle essentiel dans la préservation de la santé financière de leurs clients et renforcer ainsi leur relation de confiance.
Quels sont les fonctionnalités clés d’un reporting consolidé ?
Connection automatique
L’accès automatique aux données est l’épine dorsale de tout système de suivi efficace. La saisie manuelle des données, que ce soit par chargement unitaire ou via des fichiers FEC, appartient désormais au passé. L’avenir réside dans l’automatisation du chargement des données. Mais comment y parvenir de manière rapide, fiable et sécurisée ? La réponse réside dans l’utilisation d’interfaces de programmation applicative (API). Grâce à ces API, les données peuvent être exposées et récupérées de manière automatisée, garantissant ainsi une disponibilité instantanée et sécurisée des informations nécessaires au suivi de l’activité des clients.
Reporting multi sources
Il est rare de nos jours de voir un cabinet comptable se contenter d’un seul outil de production. De même, il est peu fréquent de trouver des solutions logicielles capables de gérer efficacement plusieurs domaines fonctionnels tels que la comptabilité, la gestion sociale, etc. Les cabinets comptables modernes expérimentent de nouvelles solutions pour répondre aux besoins variés de leur clientèle. Cela peut être motivé par une nécessité de couverture fonctionnelle plus large ou par la diversification de leur offre pour s’adapter aux différents profils de clients. Dans ce contexte, il est impératif de pouvoir consolider les données provenant de différentes sources afin de fournir une vision d’ensemble aussi complète que possible.
Reporting et visualisations
Une fois que les données ont été importées et consolidées, se pose la question cruciale de leur restitution.
Des restitutions sous forme de tableaux fourniront une vue détaillée des données, permettant une analyse approfondie et une comparaison directe des chiffres. Ils offrent la possibilité de visualiser les données sous différentes perspectives, telles que par période, par catégorie ou par client, facilitant ainsi l’identification des écarts et des tendances. De plus, les tableaux permettent une manipulation aisée des données, notamment le tri, le filtrage et le regroupement, offrant ainsi une flexibilité dans l’analyse.
Des restitutions graphiques joueront un rôle crucial dans la mise en évidence des informations importantes de manière rapide et intuitive. Elles permettent de synthétiser les données complexes en présentant des tendances et des modèles de manière visuelle, ce qui facilite la compréhension et la prise de décision. En combinant les restitutions sous forme de tableaux et de visualisations graphiques, les experts-comptables peuvent bénéficier d’une vue d’ensemble complète de la situation financière de leurs clients, leur permettant ainsi de fournir des conseils avisés et de contribuer efficacement à la gestion et à la croissance de leur entreprise.
Gestion fine des droits
Cette fonctionnalité permet de définir avec précision les niveaux d’accès et les autorisations pour chaque utilisateur. En configurant des droits d’accès spécifiques, chaque membre du cabinet ne voit que ses dossiers. Par exemple, les experts-comptables peuvent être autorisés à accéder uniquement aux dossiers de leurs collaborateurs ou de leurs clients assignés, tandis que les collaborateurs juniors peuvent avoir un accès limité aux données sensibles. Cette gestion fine des droits renforce la confidentialité et la sécurité des données tout en optimisant l’efficacité opérationnelle en assurant que chaque utilisateur peut accéder rapidement aux informations dont il a besoin pour mener à bien ses tâches
Alerting
Importance du nombre de clients à suivre, diversité des indicateurs à prendre en compte, contrainte de temps… imposent la nécessité de disposer de fonctionnalités permettant de mettre en évidence les valeurs nécessitant un suivi particulier, voire d’être notifié.
La mise en évidence de valeur passera par une mise en forme conditionnelle (color coding, jeux d’icônes…) qui permettra de visualiser directement dans un tableau les éléments importants Un système d’alerte permettra au comptable d’avoir l’information accessible dans le centre de notification de l’application ou bien par mail s’il ne peut se connecter suffisamment fréquemment.
