8 fonctions techniques essentielles d’une plateforme d’exposition de données

Pourquoi limiter la valorisation des données à un simple bilan annuel, lorsque vous pouvez offrir à vos clients une transparence continue, une meilleure compréhension des performances financières, et des insights exploitables en temps réel ? Les plateformes d’exposition de données représentent une solution puissante pour dépasser cette approche traditionnelle.

Ces plateformes, bâties sur des data lakes orientés vers l’exposition et fournies en tant que service, fournissent une infrastructure technologique avancée permettant de rendre les données accessibles, compréhensibles et exploitables. Elles permettent aux experts-comptables de non seulement collecter, gérer et sécuriser les données de manière efficace, mais aussi de faciliter une communication et une collaboration améliorées avec leurs clients.

Quelles sont donc les fonctions techniques clés qui rendent ces plateformes indispensables ? Dans cet article, nous allons explorer en détail les huit fonctions essentielles que toute plateforme d’exposition de données devrait offrir. De la collecte initiale des données à leur gestion et sécurisation, nous verrons comment ces fonctionnalités sont conçues pour répondre aux besoins croissants des cabinets d’expertise comptable en matière de gestion et d’utilisation des données

Connection automatique aux sources de données

La connexion automatique aux sources de données représente une avancée majeure dans le domaine de la gestion des données. En simplifiant et automatisant le processus de collecte, cette fonctionnalité offre une multitude d’avantages pour les cabinets :

• Gain de temps et d’efficacité considérable en éliminant les tâches manuelles fastidieuses associées à la récupération des données.
• Actualisation en temps « réel » garantissant que les utilisateurs disposent toujours des informations les plus récentes pour prendre des décisions éclairées.
• Réduction du risque d’erreurs en éliminant les manipulations manuelles des données, ce qui améliore la fiabilité et la qualité des informations présentées. Cette fonctionnalité favorise la scalabilité en permettant une intégration aisée de nouvelles sources de données à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.

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Cela est particulièrement précieux dans des environnements où les règles de gestion sont complexes ou lorsque les compétences techniques internes sont limitées. En simplifiant l’accès aux données et garantissant leur disponibilité, leur précision et leur qualité, la fonction de connexion en automatique des données joue un rôle essentiel dans le succès des plateformes d’exposition de données.

Multi sources

Peu de cabinets ont aujourd’hui un seul outil de productions. Plusieurs raisons à cela

• Pour proposer des offres différentes selon le client
• Suite à des rachats
• Car on a changé d’éditeur à un moment donné

La gestion de données provenant de multiples sources constitue donc un défi majeur pour les cabinets cherchant à fournir un accès transparent et fiable de leurs données à leurs parties prenantes (internes ou externes). Il est donc essentiel d’avoir une solution capable de rassembler et d’harmoniser ces informations disparates de manière efficace.

Les plateformes d’exposition de données offrent une réponse à ce défi en proposant une fonction de gestion des données multi-sources. Cela permet d’intégrer et de fusionner des données provenant de diverses sources, qu’elles soient structurées ou non structurées, afin de créer une vue unifiée et cohérente de l’ensemble des données disponibles.

De plus, cela offre une flexibilité accrue pour répondre aux besoins évolutifs des utilisateurs externes. Elle permet d’ajouter de nouvelles sources de données au fur et à mesure de leur disponibilité, tout en assurant une intégration transparente avec les données existantes, afin de fournir une expérience utilisateur cohérente et personnalisée.

Multi métiers

La gestion des données multi-métiers constitue un défi supplémentaire pour les cabinets cherchant à exposer efficacement leurs données à leurs parties prenantes externes. Les cabinets d’experts-comptables doivent souvent mettre à disposition une variété de données provenant de différents domaines métiers, tels que la comptabilité, les ressources humaines (RH) ou encore la responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Les plateformes d’exposition de données permettant d’intégrer et de centraliser ces données hétérogènes au sein d’un même environnement. Cette fonctionnalité offre plusieurs avantages :

• Vue d’ensemble : En regroupant les données de différents métiers au sein d’une seule plateforme, les parties prenantes externes bénéficient d’une vision d’ensemble de la performance et des activités de l’entreprise.
• Analyse transversale : La capacité à croiser et à analyser des données provenant de différents domaines métiers permet aux utilisateurs externes d’identifier des corrélations et des tendances qui seraient autrement passées inaperçues.
• Réactivité accrue : Grâce à la disponibilité en temps réel des données multi-métiers, les utilisateurs externes peuvent réagir rapidement aux changements et prendre des décisions éclairées en fonction de la situation actuelle de l’entreprise.
• Personnalisation des rapports : Les plateformes permettent de créer des rapports personnalisés, adaptés aux besoins spécifiques de chaque client, en combinant des données de différents métiers selon les besoins.

Import de fichiers semi structurés

L’import de fichiers semi-structurés joue un rôle crucial dans la capacité des plateformes d’exposition de données à intégrer et à traiter efficacement les données provenant de sources diverses. Par exemple, les cabinets d’expertise comptables peuvent être confrontés à la gestion de données provenant de leurs clients ou de prospects, telles que le Fichier des Écritures Comptables (FEC) ou la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui peuvent être semi-structurés et nécessiter un traitement spécialisé pour être exploitées pleinement.

Les plateformes d’exposition de données offrent une solution en permettant l’import et la transformation de ces fichiers semi-structurés en données exploitables. En permettant l’import de ces fichiers, on offre la possibilité d’intégrer facilement les données de leurs clients ou prospect dans un environnement centralisé et sécurisé. Des outils complémentaires de transformation et de nettoyage des données permettront de convertir les fichiers semi-structurés en formats standardisés et exploitables, réduisant ainsi le besoin d’interventions manuelles et les risques d’erreurs.

Gestion de profils

La gestion des profils constitue un aspect essentiel des plateformes d’exposition de données, tant du côté des cabinets d’experts-comptables que de leurs clients. Cette fonctionnalité permet de définir et de gérer des profils d’utilisateurs avec des autorisations et des privilèges spécifiques, afin de garantir un accès sécurisé et personnalisé aux données.

• Côté cabinet expert-comptable : la gestion des profils permet de définir les rôles et les responsabilités de chaque utilisateur, ainsi que les niveaux d’accès aux différentes fonctionnalités et données de la plateforme. Par exemple, les administrateurs système auront des autorisations étendues pour configurer et gérer la plateforme, tandis que les utilisateurs finaux auront un accès restreint aux données spécifiques à leur domaine d’activité.
• Du côté des clients, la gestion des profils permet de personnaliser l’expérience utilisateur en fonction des besoins et des préférences de chaque utilisateur. Par exemple, un Directeur Administratif et Financier (DAF) pourra accéder à des tableaux de bord financiers détaillés, tandis qu’un Responsable des Ressources Humaines (RH) pourra consulter des rapports spécifiques sur la gestion du personnel. De même, un Responsable Syndical pourra consulter les informations mises à disposition dans la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE).

Gestion de la sécurité

Etant donné la confidentialité des données que gère les cabinets et les possibilités de plus en forte d’actes malveillant, il n’est plus concevable de sous-estimer la sécurité des données. Or ces thématiques sont complexes à gérer et les compétences disponibles rare. Les plateformes d’exposition de données jouent donc un rôle crucial dans la protection et la sécurité des informations sensibles. Ces plateformes assurent un environnement sécurisé pour le partage et la collaboration, en mettant en œuvre des mesures de sécurité avancées. Voici quelques éléments clés :

• Authentification et Gestion des Accès : Pour renforcer la sécurité, des mécanismes d’authentification moderne, tels que le Single Sign-On (SSO) et le Security Assertion Markup Language (SAML) doivent être déployés. Le SSO permet aux utilisateurs de se connecter une seule fois pour accéder à toutes les ressources autorisées, simplifiant l’expérience utilisateur tout en minimisant les risques liés à la gestion des mots de passe. En parallèle, SAML facilite les échanges sécurisés d’informations d’authentification entre les systèmes, garantissant une authentification unique et centralisée qui renforce la protection contre les accès non autorisés.
• Chiffrement des Données : Toutes les données doivent être chiffrées. Que ce soit en transit et au repos afin de protéger les informations sensibles contre les interceptions et les accès non autorisés.
• Gestion des Accès Basée sur les Rôles (RBAC) : Les accès aux données sont contrôlés en fonction des rôles des utilisateurs, assurant que chaque individu accède uniquement aux informations nécessaires à ses fonctions.

D’autres mesures de sécurités peuvent être prises comme l’authentification multi facteur (MFA). Cependant celle-ci peut venir perturber l’expérience utilisateur, c’est donc un équilibre à trouver.

Enfin, les mesures de sécurité doivent être complétées par des fonctionnalités avancées de suivi et d’audit : surveiller les activités des utilisateurs en temps réel, enregistrer les actions et identifier les comportements suspects. La capacité à effectuer des audits détaillés facilite la détection précoce des tentatives d’accès non autorisé et aide à la prévention des menaces potentielles.

Mise en qualité

Si les données comptables et sociales sont bien souvent d’une excellente qualité, cela n’est peut-être pas le cas de toutes les données d’un cabinet. Par exemple celles sur les clients : date de création de la structure, code NAF, localisation… autant d’éléments qui peuvent ne pas être bien renseignés dans les bases du cabinet.

Avec l’architecture caractéristique des DataLake, les plateformes peuvent adresser le besoin de mise en qualité sans jamais oublier l’information sources.

• Landing Zone : Cette zone sert de point d’entrée initial pour toutes les données collectées. Les données sont déposées ici immédiatement après leur acquisition, sans aucune transformation ou traitement. Elle assure une ingestion rapide et sécurisée des données brutes.
• Zone 1 Raw : Les données sont déplacées de la Landing Zone vers la zone Raw. Ici, les données sont stockées dans leur format d’origine sans nettoyage ni transformation. Cela permet de conserver une copie exacte et immuable des données sources notamment pour revenir aux données originales si nécessaire.
• Zone 2 Silver : dans cette zone, les données brutes de la zone Raw sont nettoyées, dédupliquées et partiellement transformées. Les données peuvent être normalisées, enrichies et agrégées pour des analyses intermédiaires. Cette étape intermédiaire permet de rendre les données plus exploitables tout en conservant leur granularité.
• Zone 3 - Gold elle contient les données hautement transformées et validées. Ces données ont subi des processus rigoureux de nettoyage, intégration et transformation pour atteindre une qualité optimale.

Avis de l’expert Oxtaam : Attention à la qualité des données : si les données comptables et sociales sont d’une excellente qualité, cela n’est peut être pas le cas des données sur les sociétés : date de création, code NAF, localisation… autant d’éléments qui peuvent ne pas être bien renseignés dans les bases du cabinet. Côté Oxtaam nous adressons le souci en faisant appel à des sources externes de confiance. Par exemple nous redressons le code NAF en nous appuyant sur des bases externes. Nous pouvons ainsi assurer nos clients d’un code NAF propre.

Performance et scalabilité

Afin de permettre aux cabinets d’expertise de tirer pleinement parti de l’énorme volume de donnée qu’ils gèrent (données clients, cabinet, données externes…), les plateformes d’exposition de données sont construites afin de traiter efficacement les volumes de données massifs : cela sous-entend une architecture capable d’ingérer, stocker et redistribuer ce volume. Mais pas que ! en effet comme les plateformes sont bien souvent proposées As A Service, l’architecture doit être pensée afin d’offrir des temps de réponse rapides et une expérience utilisateur fluide, même lors de l’accès à des ensembles de données volumineux. Des techniques avancées telles que la mise en cache des données, l’optimisation des requêtes et la parallélisation des calculs sont utilisées pour minimiser les temps d’attente et garantir des performances élevées pour les utilisateurs finaux.

Parallèlement, la scalabilité est un élément essentiel pour répondre à la monté en charge des cabinets : plus de données et de clients à gérer. Les plateformes d’exposition de données sont conçues pour s’adapter dynamiquement à l’augmentation de la charge de travail et du volume de données, en mettant en œuvre des architectures distribuées et élastiques qui peuvent être facilement dimensionnées pour répondre aux exigences croissantes en matière de capacité et de performances.

En conclusion, les plateformes d’exposition de données jouent un rôle central dans la transformation numérique des cabinets, en leur permettant de centraliser, de gérer et d’exposer efficacement leurs données pour une utilisation interne et externe. En offrant des fonctionnalités telles que la connexion automatique des données, la gestion des profils, la sécurité avancée, la mise en qualité, la performance et la scalabilité, ces plateformes permettent aux cabinets de tirer pleinement parti de leurs données