Conseils pour une transition en douceur vers l’exposition de données

Analyser les données est devenu incontournable dans le monde des affaires. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’identifier des tendances, et de mieux comprendre leurs environnements.

Néanmoins l’accès simple à des données fiables est encore trop peu la norme. Plusieurs raisons expliquent cela : manque de temps pour la création d’analyses, impossibilité d’accéder ou de consolider d’autres sources de données qui donneraient pourtant une perspective appréciable, difficultés de sécurisation etc.

Face à ces besoins les solutions d’exposition de données telle qu’Oxtaam présente un bon en avant : nouvel outil permettant un accès à des services basés sur la data pour les entreprises clientes des cabinets et pour les cabinets eux-mêmes :

• Gain de productivité grâce aux nombreuses capacités d’industrialisation qu’offrent ces outils,

• Utilisation de reporting et autres analyses spécifiques pour les experts comptables

• Gain en termes d’images, en se positionnant comme un véritable partenaire

• Monétisation de services

Cependant, la mise en place d’une telle solution peut parfois sembler intimidante pour les cabinets. Dans cet article, nous vous offrons des conseils pratiques pour une transition en douceur vers l’exposition de données, afin que vous puissiez tirer parti de cette évolution sans heurts.

Évaluation des besoins

Le premier conseil pour une transition réussie est de bien comprendre le contexte dans lequel évoluera votre solution :

• A la fois par rapport à vos clients : quels problèmes aimeraient-ils résoudre ? Quelles données sont déjà collectées ? Quels sont leurs objectifs ? Plus vous comprendrez leurs besoins, mieux vous pourrez adapter votre solution, identifier comment la marketer et où faire porter vos actions de sensibilisation.

• A la fois par rapport à votre société : Une solution d’exposition de données permet certes de répondre aux besoins de vos clients mais également à vos besoins propres : Quelles difficultés du quotidien ce type de solution peut résoudre ? Quels processus doivent évoluer pour que je tire parti de ce type de solution ? Par exemple sur l’automatisation de la production de rapport ou bien la mise à disposition de documents.

Ces éléments sont souvent rassemblés sous le vocable de use case : vous trouverez

• Ici  : une mise en pratique
  
• Ici  : une description plus théorique

Planification et gestion du changement

Planifiez soigneusement la transition et assurez-vous d’une gestion du changement efficace. Établissez un plan détaillé, identifiez les parties prenantes et communiquez régulièrement sur les progrès et les changements à venir.

Attention : comme les besoins, la gestion du changement ne concerne pas que vos clients. Votre plan de conduite du changement doit toucher vos clients et vos parties prenantes internes :

• Pour les parties prenantes internes : commencer par identifier tous les processus existants qui seront impactés (collecte des données, production des rapports, envoi des analyses et documents…) mais également tous les nouveaux processus qui pourrait être créé : facturation en cas de monétisation par exemple. Communiquez auprès de votre personnel pour qu’il connaisse les enjeux et sache comment utiliser efficacement la nouvelle solution d’exposition de données.

• Pour vos clients : il s’agit de s’assurer qu’ils comprendront bien tout l’intérêt et l’apport que peuvent avoir ces nouveaux outils. Que montrent ces nouveaux indicateurs ? comment en tirer de la valeur ? Comment m’appuyer sur les fonctionnalités prédictives ? autant de nouveaux outils sur lesquels il faut communiquer pour s’assurer qu’ils en tirent la pleine valeur.

Attention à l’effet big bang !

Ne cherchez pas à déployer la solution à tous vos clients d’un coup. Optez pour une approche progressive en commençant par un projet pilote en jouant sur ces éléments :

• Clients : une population restreinte de clients qui auraient déjà manifesté leur intérêt ou leur appétence pour ce type de solution.

• Fonctionnalité : pensez à limiter les fonctionnalités ou le périmètre de données

Vous pourrez ainsi évaluer l’efficacité, mais également identifier tous les points de friction qui peuvent exister :

• Est-ce que la proposition de valeur est la bonne

• Est-ce que la communication est adaptée

• Est-ce que des fonctions requièrent une communication spécifique ?

• Est ce qu’il faut que je revoie mon organisation pour gérer l’outil ?

• …

Une fois que vous aurez suffisamment de retours, vous serez plus à l’aise pour étendre l’utilisation de cette solution à d’autres clients !

Question ? Anomalie ? Evolution ?

Déployer un nouvel outil occasionne souvent nombre de questions. La difficulté dans ce cadre, c’est que vous aurez à minima deux cas :

• Cas 1 : des questions internes : un collaborateur, un expert

• Cas 2 : des questions externes : vos clients

Le plus simple est alors d’avoir un référent support, identifié tant en interne qu’auprès des clients. Il effectuera le support niveau 1 c’est-à-dire qu’il peut

• Répondre aux questions basiques

• Identifier s’il s’agit bien d’un bug et ou d’une mauvaise utilisation et le cas échéant bien récupérer toutes les informations permettant de reproduire le bug et ainsi faciliter le passage à l’éditeur (support niveau 2°

• Consolider toutes les demandes d’évolution (en isolant celle qui ne sont pas des demandes d’évolutions propre à l’outil) et les transmettre à l’éditeur.

Vous avez donc ainsi le niveau 1 du support. Celui-ci doit être capable de discuter avec l’éditeur et suivre les différents tickets pour faire redescendre l’information quand ceux-ci seront résolus.

Bien sûr, ce support devra être assisté, par exemple avec une base de connaissance accessible In App fournit par l’éditeur.

Évaluation continue

« Ce qui ne se mesure pas, ne s’améliore pas ». Comme pour toute nouvelle approche, tout nouvel outil, il faut évaluer régulièrement l’efficacité de votre nouvelle solution d’exposition de données.

Là aussi un raccourci pourrait être fait : n’évaluer que les retours externes. Or ce type de solution a également un impact interne. Il faut donc bien penser à faire les deux.

• Pour vos clients, recueillez les commentaires, tant qualitatifs que quantitatifs. Identifiez quels clients se servent de la solution et ceux qui ne le font pas. Est-ce qu’il y a des corrélations ? Apportez des ajustements en fonction de ces retours d’expériences. Valorisez ces retours pour initier une boucle vertueuse.

• En interne : Mesurez les résultats de votre transition. Que ce soit une amélioration de l’efficacité, une réduction des coûts ou d’autres indicateurs de performance, assurez-vous de suivre les résultats de près.

En suivant ces conseils, vous pouvez effectuer une transition en douceur vers l’exposition de données et tirer parti des avantages qu’elle offre à votre entreprise. En comprenant les besoins de vos clients, en simplifiant l’accès à des analyses de qualité… vous les aiderez à tirer pleinement parti de leurs données pour améliorer leur entreprise. N’oubliez pas que chaque entreprise évolue à son propre rythme, alors soyez patient et accompagnez vos clients tout au long de leur voyage vers une meilleure utilisation des données.