BDESE, et si l’expert-comptable faisait plus qu’accompagner le CSE ?

La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) constitue un instrument intégrant toutes les informations concernant l’économie, la structure sociale ainsi que l’empreinte environnementale d’une entreprise. Accessible au Comité Social et Économique (CSE) et aux représentants du personnel, elle offre une vision complète de la situation et des orientations stratégiques de la société.

Remaniée plusieurs fois au cours des dernières années, la BDESE s’est progressivement imposée pour devenir un outil incontournable pour les partenaires sociaux. De l’analyse de la performance économique à l’évaluation de l’impact environnementale, elle s’impose comme un outil au service du dialogue social et de la transparence.

Cependant sa construction et sa mise à disposition reste un frein pour de nombreuses entreprises qui lui préfèrent encore une version à minima sur papier voire n’ont pas encore pu mettre en place cet outil. Et si les experts comptables, dans leur optique de cabinet orienté services, jouaient un rôle dans cette aventure ?

Le rôle en pleine évolution de l’expert-comptable

Traditionnellement, l’expert-comptable est le conseiller privilégié des entreprises. Il joue un rôle essentiel dans la production et la mise à disposition de données de qualités pour les différentes composantes de l’organisation. Il dispose à ce titre d’un accès privilégié aux données comptables et RH de ces organisations, quand ce n’est pas lui qui les produit. Ces données sont le carburant de son expertise et de son accompagnement.

Or, ce rôle traditionnel est en pleine évolution. IA générative, Facturation électronique, désintermédiation, transformation des compétences… autant de thématiques qui sont le quotidien des experts comptable. Elles poussent les cabinets vers une plus grande diversification & des services de conseils étendus.

Les données RH et Comptable, bases de la BDESE

Jusqu’à récemment, la BDESE contenait exclusivement des données Economique et Sociale, c’est dire si celles-ci y tiennent une place importante. Les données RH permettent de dresser un portrait détaillé de la force de travail au sein d’une entreprise. Cela inclut des informations telles que l’effectif total, la répartition par département ou par filiale, les niveaux de qualification, les données démographiques, les mouvements du personnel (recrutements, départs, promotions), les rémunérations et avantages sociaux, ainsi que les données de formation et de développement professionnel. Cette richesse d’informations offre aux gestionnaires et aux parties prenantes une compréhension approfondie des ressources humaines de l’entreprise, de leurs compétences, de leur engagement et de leur contribution à la performance globale de l’organisation. Les données comptables offrent une vue d’ensemble de la performance financière de l’entreprise. Ces données comprennent les états financiers tels que le bilan, le compte de résultat, le tableau de flux de trésorerie, ainsi que des indicateurs financiers clés tels que le chiffre d’affaires, la marge brute, le résultat net, les ratios de rentabilité et de solvabilité, et bien d’autres encore. Elles permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise, sa rentabilité, sa capacité à générer des liquidités et son niveau de risque financier. De plus, ces données peuvent être comparées à des normes de l’industrie ou à des périodes antérieures pour identifier les tendances et les anomalies, fournissant ainsi des informations précieuses pour la prise de décision stratégique et la planification financière.

Ces données sont bien souvent déjà gérées, ou a minimas manipulés, par les experts comptables via des outils de production comptable ou RH. C’est donc une base solide à laquelle il ne manque plus que les données sur l’environnement, c’est-à-dire selon l’Article R225-105 du Code du commerce.

Politique générale en matière environnementale :

• Organisation et démarches d’évaluation ou de certification en matière d’environnement

• Économie circulaire, notamment en matière de gestion des déchets et de l’utilisation durable des ressources

• Changement climatique avec le bilan des émissions de gaz à effet de serre

L’exposition de données au service de la BDESE

Se pose dès lors la question de la forme que pourrait prendre cette restitution. Il s’agit avant tout d’une plateforme d’exposition de données, c’est-à-dire qui permet de donner accès à des clients finaux, via un portail web, à des données. Les spécificités de la BDESE impose qu’elle gère au moins ces éléments :

• Récupération automatique des données : La BDESE doit être capable de collecter et d’agréger de manière efficace et fiable les données provenant de différentes sources, y compris les données RH et comptables des entreprises clientes. Pour cela des connections automatiques de type API sont essentielles. Dans les cas où cela ne pourrait être possible, l’import de fichier type FEC ou DSN reste essentiel.

• Alimentation avec des données déclaratives : l’outil doit être capable d’intégrer des données déclaratives, particulièrement pour les données environnementales : données de consommation énergétiques, identification des postes d’émissions directes, estimation des gaz à effet de serre émis…

• Mise à disposition de données sous formes de documents : certaines données font l’objet de certificats, il est alors essentiel de pouvoir gérer les documents afin de les restituer sans devoir passer par des solutions tierces.

• Stockage sécurisé : les données de la BDESE sont des données sensibles. Dès lors il faut être en mesure d’assurer un haut degré de sécurité. Ce que ne peuvent certainement pas assurer les bases papier ou sous forme de tableur. C’est donc un pré requis fort pour toute solution permettant d’exposer les données de la BDESE.

• Personnalisation : les données mises à disposition dans la BDESE sont soumises à des accords. Chaque BDESE est donc potentiellement unique. Cela implique un fort besoin de personnalisation.

• Restitution poussée : granularité, restitution graphique ou non, comparaison sur plusieurs période… la BDESE requière une diversité de restitution poussée au service d’analyses avancées.

• Accès selon profil : Fonctionnalité cruciale ! En effet, au sein d’une entreprise, différents acteurs ont des besoins d’information spécifiques et des responsabilités différentes. Par conséquent, il est essentiel que la BDESE offre un système d’autorisation robuste permettant de définir et de contrôler finement les droits d’accès des utilisateurs.

L’apport des experts comptables

Les experts-comptables, forts de leur expertise en matière de gestion des données RH et comptables, sont en mesure de fournir des solutions complètes pour la mise en place et la gestion de la BDESE au sein des entreprises. Outre la mise en place d’une plateforme d’exposition de données pour rendre ces informations accessibles, ils peuvent également

• Jouer un rôle crucial dans la sensibilisation des parties prenantes à l’importance de la BDESE.

• Collaborer avec les entreprises pour identifier les indicateurs pertinents à inclure dans la base de données en fonction de leurs spécificités, et structurer la BDESE de manière qu’elle soit claire et compréhensible pour tous les utilisateurs.

• Aider à définir les conditions d’accès et de consultation de la BDESE, en précisant qui peut consulter la base de données et dans quelles conditions, tout en restreignant la durée des informations pour garantir leur actualité et pertinence.

• Eviter des amendes à leurs clients pour non mise à disposition d’informations ! Ces amendes peuvent s’élever à 7500€ …. Ou prendre la forme d’astreinte comme le rappel cet article.

En agissant de la sorte, les experts-comptables peuvent jouer un rôle crucial dans la mise en place et le bon fonctionnement de la BDESE au sein des entreprises. Cela contribuera également de manière non négligeable à la stratégie de diversification que nombres de cabinets mènent.

Conclusion :

La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) représente un outil essentiel pour les entreprises soucieuses de leur responsabilité sociale et environnementale. Grâce à la contribution des experts-comptables, cette base de données peut devenir un levier puissant pour une gestion plus transparente, efficace et responsable des informations économiques, sociales et environnementales.

En fournissant des solutions complètes pour la mise en place et la gestion de la BDESE, les experts-comptables peuvent jouer un rôle clé dans l’amélioration de la gouvernance d’entreprise. En collaborant étroitement avec les entreprises, ils peuvent contribuer à structurer la BDESE de manière à répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation, tout en garantissant la confidentialité, la sécurité et la pertinence des données.

C’est également un élément essentiel dans la stratégie de diversification de l’activité des cabinets d’experts comptables qui peut devenir un vrai facteur différenciant pour la fidélisation client que pour le recrutement de nouvelles compétences.